يعتبر تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين بصيغة Word من العناصر الأساسية التي يتعين على القائمين على إدارة الموارد البشرية اتخاذها لتعزيز تنظيم العمل ضمن المؤسسة،إذ تساعد معرفة أوقات حضور وانصراف الموظفين في تقييم مدى انضباطهم وإلتزامهم بأداء مهامهم،يمكن إعداد هذه النماذج باستخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، وفي هذا المقال، سيتم إلقاء الضوء على نماذج متعددة جاهزة للاستخدام.
أهمية نماذج حضور وانصراف الموظفين
تسهم نماذج حضور وانصراف الموظفين التي يعدها المسؤولون عن الموارد البشرية في توفير فوائد عدة، يتمثل أبرزها في النقاط التالية
- تحديد المشكلات المتعلقة بالحضور في بيئة العمل.
- تقليل معدلات الغياب عن العمل.
- تعزيز الإنتاجية والمعنويات للعاملين من خلال الموافقة الدقيقة على طلبات الإجازات.
- تسهيل جدولة الإجازات.
- استيعاب أسلوب العمل عن بُعد.
- ضمان صرف الرواتب في المواعيد المحددة.
- تحليل الإنتاجية لاتخاذ قرارات توظيف أفضل.
- مقارنة معدل حضور الموظف بالوقت الذي يتم قضاؤه في إجازات مرضية أو إجازات شخصية.
- الكشف عن الموظفين الذين يتغيبون بدون تقديم مبررات.
محتويات نموذج حضور وانصراف الموظفين
يُفضل استخدام سجلات حضور الموظفين لتتبع أوقات حضورهم وانصرافهم،بناءً على نوع السجلات المستخدمة، يمكن تتبع العناصر التالية
- وقت العمل والوقت المنقضي في اليوم.
- معدلات الحضور اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية.
- أوقات فترات الاستراحة خلال اليوم.
- الأيام التي يقضيها الموظفون في إجازة شخصية.
- الأيام التي يقضيها الموظفون في إجازة مرضية.
- الأيام التي يقضيها الموظفون في عطلات رسمية.
تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين بصيغة Word
يحتوي نموذج حضور وانصراف الموظفين على جدول تتضمن أسماء الموظفين وأوقات حضورهم وانصرافهم، مع إرفاق خانات خاصة بالتوقيع،يمكن أيضًا تخصيص رموز خاصة لمتابعة أي طارئ مثل التأخير أو الغياب،يمكنكم تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين بصيغة Word “”،أو استخدام الجدول التالي
كشف توقيع الحضور والانصراف
اليوم………………………………………………………………….،التاريخ / / 1434 هـ
الملاحظة (غـ غائب، س مستأذن، ت متأخر)
كيفية تسجيل حضور وانصراف الموظفين بصيغة Word
لإعداد نموذج حضور وانصراف الموظفين، ينبغي إنشاء جدول يتضمن خانات مخصصة لتدوين أوقات الحضور والانصراف وحالة الموظف،وفيما يلي خطوات إعداد النموذج باستخدام برنامج Word
- فتح برنامج Word من قائمة برامج مايكروسوفت أوفيس.
- اختيار نموذج صفحة فارغة.
- كتابة العنوان “كشف توقيع الحضور والانصراف” في رأس الصفحة مع محاذاة النص للوسط.
- تدوين اليوم والتاريخ أسفل العنوان مع ترك فراغات للتعبئة.
- إدراج جدول مكون من خمسة أعمدة وعدد الصفوف يتناسب مع عدد الموظفين.
- تنسيق الجدول وفقًا للاحتياجات المطلوبة.
- كتابة “اسم الموظف” في الخانة الأولى بالجدول.
- تظليل خانة الاسم والخانة التي تليها.
- النقر بالزر الأيمن للفأرة على الجدول واختيار دمج الخلايا.
- دمج الخليتين في الصف الأول العمودين الثاني والثالث، وكتابة “الحضور” فيهما.
- إضافة خانات الوقت والتوقيع تحت كلمة “الحضور”.
- تكرار الخطوات السابقة لدمج الاعمدة الخاصة بـ “انصراف”.
- إضافة خانات لحالة الموظف وتفسير الرموز المستخدمة.
تحميل نماذج كشف حضور وانصراف بالإنجليزية
تحتاج العديد من الشركات إلى نماذج مكتوبة باللغة الإنجليزية، لذا يجب على مسؤول الموظفين امتلاك المهارات اللازمة في الكتابة والقراءة بهذه اللغة،سيتم إدراج نموذج كشف حضور وانصراف بالإنجليزية للاستعانة به.
نموذج كشف حضور وانصراف يومي
النموذج اليومي للحضور والانصراف يشمل بيانات مُدَرَجة في جدول يتضمن أسماء الموظفين،لتحضير الجدول بشكل احترافي، يُفضل اتباع النقاط التالية
- إدراج رموز توضيحية في أعلى الجدول.
- اختبار رموز مختلفة تمثل مواقع الحضور والغياب.
- إعداد الجدول بحيث يتضمن أعمدة توضح حالة الموظف.
- إضافة عداد خاص لتوثيق عدد الغائبين والحاضرين.
- استخدام معادلات لإحصاء عدد الحضور والإجازات.
- تضمين خانة للملاحظات.
- تحميل نموذج كشف حضور وانصراف يومي ” واستغلاله في إعداد الجدول الخاص بالشركة مباشرة.
نموذج كشف حضور وانصراف أسبوعي
يختلف نموذج الحضور والانصراف اليومي عن النموذج الأسبوعي، إذ إن الأخير يعكس بيانات تلخص أسبوعًا كاملاً،يمكن إعداد نموذج أُسبوعي حسب النقاط التالية
- إدراج معلومات الشهر والتاريخ للأسبوع المعني.
- إضافة خانات خاصة لكل يوم من الأسبوع.
- استخدام رموز متشابهة كما في النموذج اليومي.
- تضمين خانات لاحتساب أيام الإجازات.
- إنشاء جدول خاص لاحتساب عدد الموظفين الحاضرين والمجازين.
- تحميل نموذج كشف حضور وانصراف أسبوعي ” لاستخدامه مباشرة.
نموذج كشف حضور وانصراف شهري
لإعداد كشف حضور وانصراف شهري، يمكن اتباع نفس خطوات نموذج الأسبوعي، مع فارق إدراج أرقام أيام الشهر بدلاً من الأيام.
نموذج كشف حضور وانصراف سنوي
يتكون نموذج كشف حضور وانصراف سنوي من مجموعة من الكشوفات الشهرية، مُعَدَّة بطريقة تُظهر البيانات الدقيقة للحضور والغياب.
نماذج سجلات حضور وانصراف الموظفين جاهزة
تتطلب المؤسسات الحصول على معلومات دقيقة حول الموظفين وأيام حضورهم وإجازاتهم، لذا يوفر نموذج تتبع الحضور والانصراف خانات مخصصة لتوثيق المعلومات المطلوبة.
تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين بصيغة Excel
تعتبر الجداول المخصصة في Excel خيارًا مفضلًا للعديد من أصحاب العمل، نظرًا لما يقدمه من مزايا عديدة في عملية تسجيل الحضور.
تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين بصيغة PDF
يتسم تنسيق PDF بالحفاظ على شكل الجداول عند الطباعة، مما يجعله مناسبًا لطباعة النماذج الجاهزة.
استخدام أجهزة البصمة للحضور والانصراف
تتضمن التقنيات الحديثة استخدام أجهزة بصمة الأصبع لتحديد الحضور والغياب، وهي توفر العديد من المزايا، من بينها
- توفير الوقت اللازم لإعداد كشوف المرتبات.
- تقليل فرص التزوير أو الغش في تسجيل الحضور.
- ضمان الحضور الفعلي في مقر العمل.
- تقليل فقدان بطاقات الحضور.
في ختام هذا المقال، تم عرض موضوع تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين بصيغة Word وبيان ما تتضمنه هذه النماذج من معلومات مهمة، مع معلومات عن فوائد أجهزة البصمة في تسجيل الحضور والانصراف.